Je povinností orgánu veřejné moci (jehož předmětem činnosti je primárně administrace dotací) mít v elektronickém systému spisové služby podchyceny dokumenty typu:
- Řízená dokumentace
- Bezpečnostní dokumentace SZIF
- Dokumentace sloužící k provozu Informačních systémů SZIF
Musí mít tyto dokumenty jednoznačné identifikátory (JID) nebo čísla jednací a musí být vkládány do spisových značek v eSSL ?