Kontrola Kontrolu dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby vykonávají a) ministerstvo u veřejnoprávních původců a archivů s výjimkou zpravodajských služeb České republiky a jimi zřízených archivů, b) Národní archiv u c) státní oblastní archiv podle své územní působnosti u Kontrolní orgány mohou při kontrole výkonu spisové služby vedené elektronicky v eSSL postupovat … Číst více

Dále platí, že veřejnoprávní původce musí mít tuto eventualitu své existence uvedenu ve vlastním spisovém a skartačním řádu. V případě zániku organizací, které nejsou veřejnoprávními původci, je třeba také do určité míry reflektovat již neplatný Obchodní zákoník (viz § 75a odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb., dále OZ), některá ustanovení nového občanského zákoníku (viz zákon … Číst více

Archivy jsou paměťovými institucemi stejně jako muzea a knihovny. Archivy mají vlastně v kontextu tohoto kurzu 2 základní funkce archivní a úřední. Úřední se týká právě spisové služby a předarchivní péče. Archivy se člení na: Veřejnými archivy jsou: Soukromými archivy jsou ostatní archivy zřizované fyzickými nebo právnickými osobami. Postavení správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu … Číst více

VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ Skartační řízení je postup, při němž se vyřazují dokumenty, kterým uplynuly skartační lhůty a již nejsou pro činnost původce provozně potřebné. Postup skartačního řízení musí být popsán ve spisovém řádu původce. Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 … Číst více

Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně. Dokumenty mohou být uloženy též ve správním archivu, pokud jej určený původce zřídil. Dokumenty se ukládají podle spisového a skartačního plánu, a to zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. … Číst více

Veřejnoprávní původce vybaví výpravnu zařízením umožňujícím odesílání datových zpráv ze zveřejněných elektronických adres podatelny, odesílání prostřednictvím datové schránky, má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, a odesílání datových zpráv jinými prostředky elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští. Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v elektronické podobě v eSSL, je odesílání datových zpráv součástí eSSL, pokud … Číst více

Kromě podepisování se tato kapitola vztahuje i na užívání úředních razítek. Použití razítek se státním znakem, elektronického podpisu, elektronické pečetě, elektronického časového razítka nebo jiného elektronického prostředku obdobného účelu upraví určený původce ve spisovém řádu. Veřejnoprávní původci vykonávající spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby mohou ve svých spisových řádech upravit používání … Číst více

Vyhotovováním se rozumí jednotný postup původce při vytváření dokumentů, který samozřejmě bere ohled na příslušné právní předpisy a jejich požadavky. Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž je uvedeno označení původce, které zpravidla tvoří název nebo obchodní firma a adresa sídla nebo jiná adresa veřejnoprávního původce. Veřejnoprávní původce na jím … Číst více