Elektronická korespondence patří k denním rituálům ve všech kancelářích. Jak ale zařídit, aby vaše e-maily nezapadly v záplavě ostatních zpráv, budily důvěru a zanechaly dobrý dojem? Stačí dodržovat několik jednoduchých tipů.
Předmět
Vždy je potřeba vyplnit předmět e-mailu. Měl by být jasný a konkrétní, aby adresátovi hned pomohl rozpoznat, co je obsahem zprávy. Podle předmětu je také zprávu později dohledat, je tedy nutné mu věnovat více pozornosti.
Oslovení
Při oslovování je potřeba dodržovat strukturu „Vážený pane“ či „Vážená paní“ a doplnit ji titulem, případně pozicí (například: „Vážený pane řediteli“ či „Vážená paní magistro“). Pokud titul neznáte, je nejlepší použít příjmení. Pokud je adresát neznámý, je možné použít pouze podrav („Dobrý den“ či „Hezké odpoledne“), případně také obecné „Vážení“. Správným oslovením dáváte adresátovi najevo svou úctu.
Obsah
Samotný text e-mailu by měl být jasný, stručný a rozdělený do tematických odstavců. Pokud adresátovi píšete o více rozdílných tématech, je možné také vytvořit pro každé samostatný e-mail. V takovém případě se také lépe vymýšlí předmět e-mailu.
První odstavec by měl vždy obsahovat představení, následovat by měl důvod, proč adresátovi píšete. V posledním by neměl chybět dovětek, že se na vás adresát může obracet v případě otázek a doplňujících dotazů. Můžete také přidat, že se těšíte na jeho reakci na vaši zprávu.
Rozloučení a podpis
Na konci e-mailu by se mělo objevit poděkování za čas strávený nad čtením zprávy i za reakci.
K podpisu můžete využít automatický podpis vaší organizace. V opačném případě nezapomeňte kromě svého jména uvést také svou pozici a kontaktní údaje.
Formální úprava textu a typologie
V každém případě je nutné text členit do odstavců, využít jednotný font a velikost písma. Doporučuje se Times New Roman ve velikosti 12.
Pokud k e-mailu přidáváte více příloh, je vhodné je na konci zrekapitulovat. K tomu využijte číselného či odrážkového seznamu.
Další praktické tipy pro vaše e-maily
- zprávy vždy odesílejte z e-mailové adresy vaší organizace, nikoliv z osobní adresy
- u hromadné korespondence používejte skrytou kopii, nebo rovnou posílejte každý e-mail zvlášť
- nezapomínejte do kopie přidávat všechny adresáty, kterých se e-mail týká
- odpovědět je vhodné nejpozději následující pracovní den
- po týdnu je na čase ozvat se s připomínacím e-mailem, pokud nepřišla odpověď (doporučují se ale maximálně tři pokusy)
- nemažte starší zprávy a používejte vlákna, abyste udrželi kontext zprávy
- velké soubory posílejte přes úložiště nikoliv jako přílohu e-mailu
- pokud je téma obsáhlé, nebo potřebujete urgentní odpověď, využijte telefonický kontakt (případně osobní setkání)
- citlivé údaje po e-mailu nesdělujte, v takovém případě je lepší osobní kontakt
- vždy před odesláním zkontrolujte pravopis a přílohy e-mailu