Do 1. ledna 2027 musí všechny elektronické systémy spisové služby (eSSL) odpovídat aktuálnímu znění Národního standardu pro eSSL (NSESSS) a prováděcím vyhláškam Ministerstva vnitra. Ministerstvo vydalo již minulý rok metodiku pro přechod na nový systém pro veřejnoprávní původce.
Nejdůležitějšími body jsou:
- provést analýzu a úpravu spisového a skartačního plánu
- připravit se na možnou změnu věcných skupin
- odstranit skartační znaky „V“ u nových věcných skupin
- nastavit způsob tvorby čísel jednacích v jednotlivých věcných skupinách a rozhodnout, v jakých agendách budou vznikat typové spisy
- připravit data v eSSL na migraci
- roztřídit nevyřízené dokumenty do spisů
- uzavřít spisy a věcné skupiny, aby po nasazení nového systému nebylo nutné zpětně zasahovat do vyřízených dokumentů a uzavřených spisů
Se všemi změnami je potřeba začít včas, aby si původci usnadnili přechod na nový systém ještě před stanoveným termínem 1. 1. 2027.