Umělá inteligence se postupně dostává do praktického provozu městských a obecních úřadů. Její využití nemusí hned znamenat rozsáhlou změnu celého úřadu ani nahrazování zaměstnanců. Vhodně nastavené nástroje mohou pomoci zejména s opakujícími se administrativními činnostmi, prací s dokumenty nebo základní komunikací s občany.
Příklady dobré praxe ukazují, že je lepší začít menším pilotním projektem, ověřit opravdovou časovou úsporu, kvalitu výstupů i bezpečnost dat. Umělá inteligence by se měla začít objevovat u opakujících se činností, které mají pevně daný postup a zaměstnance úřadů zdržují svou časovou náročností. Vždy je ale tyto výstupy potřeba zkontrolovat, aby neovlivnily úřad ani občany. Praktický přínos má AI například u těchto agend:
- tvorba stručných souhrnů z rozsáhlých textových podkladů
- porovnávání verzí smluv, směrnic a jiných dokumentů
- rychlé vyhledávání informací v interních materiálech
- třídění a předběžné označování dokumentů
- příprava návrhů běžných textů
- zpracování podkladů pro zápisy
- odpovídání na opakované obecné dotazy prostřednictvím chatbotů
Naopak zvýšenou opatrnost vyžaduje použití AI v procesech, které přímo ovlivňují práva občanů a finanční stránku úřadu. Nemělo by ani jít o legislativně závaznou oblast, kde by použití mohl vést k nesprávnému úřednímu postupu. Čím závažnější jsou možné důsledky, tím přesnější musí být lidská kontrola.
Před zaváděním technologie by měl úřad prověřit stav svých podkladů. Umělá inteligence totiž pracuje jen s informacemi, které jí organizace zpřístupní. Pokud jsou dokumenty uloženy na různých místech, mají nejasné názvy nebo existuje více verzí souboru, hrozí, že systém vytvoří přesvědčivý, ale neaktuální nebo chybný výstup. Pro využití AI ve Vašich dokumentech si proto musíte nejprve stanovit:
- které zdroje jsou závazné
- kdo odpovídá za jejich aktuálnost
- jak se rozlišují platné a neplatné verze
- které informace se do nástroje nesmějí vkládat
Při výběru dodavatele nestačí hodnotit kvalitu výstupů nástroje. Obec by měla znát podmínky hlavně zpracování dat: kde jsou data ukládána, kdo k nim má přístup, zda mohou být využita pro další rozvoj modelu a jak bude zajištěno jejich odstranění při ukončení služby. Vedle ochrany osobních údajů je třeba posoudit také požadavky kybernetické bezpečnosti a pravidla evropské regulace umělé inteligence. Úřad by proto měl před spuštěním určit:
- správce AI nástroje a osoby oprávněné nastavovat přístupy
- pravidla pro vkládání dokumentů a údajů do AI
- úkoly, pro které je AI přípustné využít
- situace, kdy je povinná kontrola pracovníkem
- postup pro řešení chyb, incidentů nebo stížností
- systém školení zaměstnanců