Česká pošta nově bude omezovat papírové hromadné podací lístky. Změna se tedy dotkne organizací, které pravidelně odesílají větší množství listinných zásilek. Ke změně dojde ke konci letošního roku. V papírovém režimu bylo v praxi často možné některé údaje doplnit nebo upravit až při kompletaci zásilky. Elektronické předávání dat ale takový postup výrazně omezuje.
Aby elektronická výprava fungovala bez zbytečných chyb, bude vhodné zkontrolovat nastavení elektronické spisové služby. Úřady by se měly zaměřit zejména na číselníky typů zásilek, vzory dokumentů a interní pravidla pro výběr poštovních služeb.
Jednou z cest, jak se na změnu připravit, je využití služeb, které umožní předat dokumenty poště elektronicky a omezit ruční přípravu obálek. V praxi může jít například o napojení spisové služby na konverzní službu, kdy se část procesu fyzického tisku, obálkování a předání zásilek přesouvá mimo úřad. Takové řešení může být výhodné zejména pro organizace s vyšším objemem odchozí pošty. Kromě úspory času ve výpravně může přinést také lepší dohledatelnost a menší riziko chyb při kompletaci zásilek.
Vedle konverzní služby se očekává také rozvoj dalších způsobů elektronické komunikace s Českou poštou. Může jít například o generování datových souborů nahrazujících hromadný podací lístek nebo o přímé napojení přes API rozhraní.