Elektronická spisová služba prochází změnou, protože od 1. ledna 2027 musí odpovídat novým požadavkům v souvislosti s atestacemi. Úřady musí upravit své vnitřní postupy při evidenci, vyřizování a ukládání dokumentů. Jedním z nejdůležitějších praktických dopadů je změna práce s dokumenty, které dosud existovaly v eSSL samostatně bez zařazení do spisu.
Dokument má být součástí spisu
Nová pravidla posilují princip, že dokument evidovaný ve spisové službě nemá být vyřizován izolovaně. Před zahájením vyřizování má být zařazen do příslušného spisu. Pro úřady to znamená konec praxe, kdy se některé dokumenty evidovaly a vyřizovaly samostatně. Přechodné období do konce roku 2026 je vhodné využít k revizi stávající evidence. Úřady by měly zejména:
- prověřit dokumenty, které nejsou zařazeny ve spisech
- dokončit vyřízení samostatně evidovaných dokumentů
- začít nové dokumenty rovnou zakládat do spisů
Pokud by po začátku roku 2027 zůstaly v systému nevyřízené dokumenty bez spisu, může jejich další zpracování narazit na praktická i metodická omezení. Bude nutné je nejprve zařadit do odpovídajícího spisu.
Pozor na dvojice „podání a odpověď“
Změny se dotýkají také dřívější praxe, kdy některé systémy umožňovaly vytvořit odpověď na doručené podání bez založení spisu. Vznikaly tak dvojice dokumentů propojené stejným číslem jednacím a pevnou vazbou mezi dokumenty. Tento způsob evidence je problematický hlavně při skartačním řízení při procesu validace SIP balíčků (pokud je do skartačního řízení předáván jen jeden z propojených dokumentů).
Přechod na atestované systémy
Povinnosti spojené s eSSL se netýkají jen atestace systémů. Ve skutečnosti musí veřejnoprávní původci změnit mnoho ze svých pracovních návyků: včas vyčistit starší evidenci, sjednotit postupy a připravit zaměstnance na důslednější práci se spisy.
Ke změnám by mělo dojít již v roce 2026, aby byly všechny systémy správně nastaveny včas před začátkem platnosti nových pravidel.