Národní archiv upozorňuje na často se opakující chyby při tvorbě spisů. Původci k iniciačnímu dokumentu připojují dodatečně komponenty jako náhražky řádné tvorby spisu. Do už doručeného dokumentu nelze po jeho zaevidování kvůli vyřizování a správě přidávat další komponenty. Jedinou výjimku tvoří doručenka. Pokud je entita už finalizována a autentifikována například konverzí do výstupního formátu, připojování dalších komponent je také špatně. V takovém okamžiku je dokument možné měnit jen navrácením do fáze konceptu (pokud už nebyl odeslán, zveřejněn na úřední desce nebo vyřízen).
Vždy dodržujte tuto jednoduchou zásadu:
Každý dokument je samostatný celek a není možné ho upravovat dodatky.